PROCEDURA PER LA SEGNALAZIONE
DI ILLECITI E IRREGOLARITÀ
"Whistleblowing"
 1. SCOPO DELLA PROCEDURA E CONTESTO NORMATIVO DI RIFERIMENTO
La presente procedura si applica a FITRE S.p.A. ed ha lo scopo di dare attuazione e disciplinare un sistema di segnalazioni di irregolarità nell’ambito dell’attività svolta dalla Società. In particolare, la procedura recepisce quanto previsto dal decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (il “Decreto Whistleblowing”) di “attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, che disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.
La procedura è conforme alla normativa in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, alle disposizioni di cui al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.
2. AMBITO DI APPLICAZIONE
Le violazioni che possono essere segnalate ai sensi del Decreto Whistleblowing sono quelle relative a disposizioni normative nazionali o europee e i comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico e/o l’integrità di FITRE S.p.A., di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo presso FITRE S.p.A., quali:
• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• illeciti ed altri atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea e/o riguardanti il mercato interno relativi, a titolo non esaustivo, ai seguenti settori:
- a. appalti pubblici;
- b. servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
- c. sicurezza dei trasporti;
- d. tutela dell’ambiente;
- e. radioprotezione e sicurezza nucleare;
- f. sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
- g. salute pubblica;
- h. protezione dei consumatori;
- i. tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
Non esiste una lista tassativa di reati o irregolarità che possono costituire l’oggetto del whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità, consumati o tentati, a danno dell’interesse pubblico e/o aziendale, di cui il dipendente sia venuto a conoscenza nell’ambito o in ragione del rapporto di lavoro.
Con l’intento di facilitare il Segnalante nell’identificazione dei fatti che possono essere oggetto di Segnalazione, si riporta di seguito, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, un elenco di violazioni e/o condotte rilevanti:
• dazione di una somma di danaro o concessione di altre utilità ad un pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio come contropartita per l’esercizio delle sue funzioni (e.g. agevolazione di una pratica) o per il compimento di un atto contrario ai propri doveri di ufficio (e.g. mancata elevazione di un verbale di contestazione per irregolarità fiscali);
• comportamenti volti ad ostacolare le attività della Pubblica Amministrazione (e.g. omessa consegna di documentazione, presentazione di informazioni false o fuorvianti);
• promessa o dazione di danaro, beni, servizi o altro beneficio volti a corrompere fornitori o clienti;
• accettazione di danaro, beni, servizi o altro beneficio da fornitori/altri soggetti, in scambio di favori o comportamenti infedeli;
• accordi illeciti con fornitori, consulenti, clienti, concorrenti (e.g. emissione di fatture fittizie, accordi sui prezzi etc.);
• falsificazione, alterazione, distruzione, occultamento di documenti;
• irregolarità negli adempimenti contabili-amministrativi o fiscali, o nella formazione del bilancio di esercizio della Società;
• falsificazione di note spese (e.g. rimborsi “gonfiati” o per false trasferte);
• furti di denaro, valori, forniture o altri beni appartenenti alla Società o a clienti;
• rivelazione non autorizzata di informazioni confidenziali;
• frodi informatiche;
• comportamenti volti ad ostacolare la parità tra donne e uomini rispetto ai loro diritti, al trattamento, alle responsabilità, alle opportunità e ai risultati economici e sociali;
• illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea in materia di appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; tutela dell'ambiente.
Il sistema di whistleblowing non deve essere utilizzato per offendere o ledere l’onore e/o il decoro personale e/o professionale della persona o delle persone a cui i fatti segnalati sono riferiti o per diffondere consapevolmente accuse infondate.
In particolare, a titolo esemplificativo e non esaustivo, è vietato quindi:
• il ricorso ad espressioni ingiuriose;
• l’invio di Segnalazioni con finalità puramente diffamatorie o calunniose;
• l’invio di Segnalazioni di natura discriminatoria, in quanto riferite ad orientamenti sessuali, religiosi e politici o all’origine razziale o etnica del soggetto segnalato;
• l’invio di Segnalazioni effettuate con l’unico scopo di danneggiare il soggetto segnalato.
In particolare, sono ritenute non rilevanti Segnalazioni che:
• attengono esclusivamente ad aspetti della vita privata del soggetto segnalato, senza alcun collegamento diretto o indiretto con l’attività lavorativa/professionale svolta all’interno della Società o nei rapporti con la stessa;
• hanno ad oggetto una contestazione, rivendicazione o richiesta legata ad un interesse di carattere personale del Segnalante;
• risultano incomplete e/o non circostanziate e verificabili.
Si mette in evidenza che il whistleblowing non riguarda doglianze di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o con i colleghi.
3. CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE
Le Segnalazioni devono essere circostanziate, verificabili e complete di tutte le informazioni utili all’accertamento dei fatti e all’individuazione dei soggetti cui attribuire le violazioni.
Il Segnalante è responsabile del contenuto della Segnalazione.
In particolare, la Segnalazione deve contenere, quantomeno:
• le generalità di chi effettua la Segnalazione, con indicazione della qualifica o posizione professionale; resta salva, comunque, la possibilità di presentare una segnalazione anonima;
• la chiara e completa descrizione della condotta illecita oggetto di Segnalazione e delle modalità con le quali se ne è avuta conoscenza;
• la data e il luogo ove si è verificato il fatto;
• il nominativo e il ruolo (qualifica, posizione professionale o servizio in cui svolge l’attività) che consentono di identificare il/i soggetto/i cui attribuire la responsabilità dei fatti segnalati;
• idonea documentazione di supporto ovvero gli eventuali documenti finalizzati a verificare la fondatezza dei fatti riportati;
• ogni altra informazione utile al riscontro dei fatti segnalati.
La Segnalazione da cui non è possibile ricavare l’identità del Segnalante è considerata anonima.
La Segnalazione anonima è consentita sebbene non raccomandata, in quanto limita la possibilità di interlocuzione con il Segnalante nonché di verificare, in modo adeguato, la fondatezza dei fatti.
Le segnalazioni anonime verranno trattate alla stregua delle altre segnalazioni anonime e prese in considerazione per ulteriori verifiche solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato.
Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato.
4. MODALITÀ E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE
Forma scritta
Si mette a disposizione dei collaboratori un apposito modello (qui allegato) il cui utilizzo rende più agevole e rispondente ai requisiti della presente normativa la segnalazione al “Responsabile della gestione della Segnalazione” che per FITRE S.p.A. è il responsabile Risorse Umane, al quale è affidata la sua protocollazione in via riservata e la tenuta del relativo registro.
Il modello è anche reperibile nella cartella "Whistleblowing" predisposta sul server aziendale e raggiungibile tramite la rete informatica interna, ove è altresì pubblicata la presente procedura.
La segnalazione scritta può essere presentata a mezzo del servizio postale tramite Posta Raccomandata. In questo caso, per poter usufruire della garanzia della riservatezza, è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del Segnalante e con la fotocopia di un documento di riconoscimento, la seconda con la segnalazione vera e propria. Entrambe le buste debbono essere inserite in una terza busta chiusa, con indicazione all’esterno della dicitura “RISERVATA PERSONALE” ed indirizzata al Responsabile della gestione della Segnalazione.
Forma orale
• Mediante comunicazione telefonica
Viene messa a disposizione per questo specifico utilizzo la linea telefonica 02.8959.0999. Le chiamate a questa linea non mostreranno il numero telefonico chiamante e non appariranno nella documentazione del traffico telefonico. La comunicazione sarà registrata, previo consenso del chiamante.
In mancanza di consenso, il Gestore della segnalazione redigerà un resoconto dettagliato della segnalazione, che dovrà essere approvato e sottoscritto dal Segnalante. Al segnalante verrà consegnata una copia del documento.
• Mediante incontro diretto con il Responsabile della gestione della Segnalazione
In questo caso si garantisce lo svolgimento dell’incontro entro 10 giorni lavorativi dalla richiesta, in luogo adatto a garantire la riservatezza del Segnalante. Previo consenso la segnalazione verrà registrata. In mancanza di consenso alla registrazione si procederà alla stesura di un verbale, sottoscritto sia dal Segnalante che dal Gestore della segnalazione. Al segnalante verrà consegnata una copia del documento.
5. ATTIVITÀ DI VERIFICA DELLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE
La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al Gestore della Segnalazione che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.
A tal fine e sempre nel rispetto dei suddetti principi, il Gestore della segnalazione può avvalersi del supporto e della collaborazione delle competenti strutture aziendali e, all’occorrenza, di organi di controllo esterni all’azienda (tra cui Forze di pubblica sicurezza, Guardia di Finanza, Direzione Provinciale del Lavoro, Agenzia delle Entrate).
Qualora, all’esito della verifica, la segnalazione risulti fondata, il Gestore della segnalazione, in relazione alla natura della violazione, provvederà:
a) a presentare denuncia all’autorità giudiziaria competente;
b) a comunicare l’esito dell’accertamento al Responsabile gerarchico dell’autore della violazione accertata affinché provveda all’adozione dei provvedimenti operativi di competenza;
c) a darne comunicazione al competente Organo amministrativo per l’esercizio dell’azione disciplinare contrattualmente applicabile.
6. TUTELA DEL SEGNALANTE
Obblighi di riservatezza sull’identità del Segnalante e sottrazione al diritto di accesso della segnalazione
Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del Codice Penale o a titolo dell’art. 2043 del Codice Civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge, (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del Segnalante (whistleblower) viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione.
Pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.
In ordine alla riservatezza, la L. 179/2017 stabilisce testualmente (art. 1 comma 3) che “L'identità del segnalante non può essere rivelata. Nell'ambito del procedimento penale, l'identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall'articolo 329 del codice di procedura penale. Nell'ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l'identità del segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria. Nell'ambito del procedimento disciplinare l'identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità.”
La segnalazione del whistleblower è, inoltre, sottratta al diritto di accesso previsto dagli artt. 22 e seguenti della L. 241/1990.
Il documento non può, pertanto, essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti, ricadendo nell’ambito delle ipotesi di esclusione di cui all’art. 24, comma 1, lett. a), della L. n. 241/90.
Divieto di discriminazione nei confronti del Segnalante
Il collaboratore che effettua una segnalazione ai sensi della legge e della presente procedura non può essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito, discriminato o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro determinata dalla segnalazione.
In termini generali di legge, l’adozione di misure ritenute ritorsive o pregiudizievoli nei confronti del segnalante è comunicata all’ANAC dall’interessato o dalle organizzazioni sindacali.
7. RESPONSABILITÀ DEL SEGNALANTE
Restano ferme e impregiudicate le responsabilità penali del Segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del Codice Penale e/o la responsabilità civile di cui all’art. 2043 C.C. in caso di dolo o colpa grave.
Le tutele previste dalla L. 179/2017 e dalla presente procedura non sono garantite nel caso in cui sia accertata, anche con sentenza di primo grado, una delle suddette responsabilità del segnalante.
Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.
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