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Tutte le centrali XF sono corredate senza costi aggiuntivi con il potente pacchetto software TK-Suite Professional 4 che offre soluzioni CTI (Computer Telephony Integration), di grande utilità e facilità di utilizzo. Ad esempio tutti gli utenti del sistema XF possono condividere un'unica rubrica telefonica (anche quella di Outlook Express) residente su un PC-server della LAN aziendale e chiamare i numeri telefonici con il semplice click del mouse. Oppure prima ancora di rispondere ad una chiamata entrante in base all'identificativo telefonico, si possono leggere sul monitor del proprio PC le informazioni su chi sta chiamando, con le eventuali annotazioni registrate in precedenza sia con il programma proprietario o, grazie alla gestione del protocollo TAPI, con applicativi di terze parti. TK-Suite Professional 4 è compatibile con Windows® XP e successivi a 32 e 64 bit, ed è composto da diverse applicazioni:

Grazie a TK-Suite Client, il PC e il sistema XF lavorano insieme in modo efficiente ed integrato. Lo stato di libero o occupato degli interni e delle linee urbane sono visualizzate sui monitor dei PC della rete Aziendale ed ogni chiamata entrante a voi diretta viene segnalata direttamente, fornendovi indicazioni sul chiamante e le informazioni da voi registrate in precedenza ancor prima che rispondiate; è inoltre possibile arricchire queste note durante o dopo la conversazione.
Per le chiamate uscenti, è possibile ricercare con semplicità tra i contatti contenuti nell'apposito data base quello desiderato, e lasciare che sia il PC a comporre il numero per voi; se poi usate un telefono di sistema XF-phone, non dovrete nemmeno alzare il microtelefono!
Se il vostro interlocutore è occupato o non risponde, potete chiedere a TK-Suite Client di ripetere i tentativi di chiamata per voi, o di ricordarvi di richiamare più tardi con un promemoria.

(particolare dello stato degli interni)

Con TK-Suite Professional 4 è semplice gestire la rubrica dei "contatti", sia a livello personale che aziendale. Tutte le informazioni, per maggior sicurezza ed accessibilità, sono mantenute in un server centrale; tuttavia, chi effettua l'inserimento di un nuovo contatto può decidere se darne visibilità a tutti oppure se tenerlo personale. All'interno di uno stesso contatto è addirittura possibile scegliere di rendere pubblici tutti i numeri di telefono o soltanto alcuni, tenendone altri (ad esempio, il cellulare privato) riservati ad uso personale.
Per ciascun "contatto" è possibile programmare più numeri di telefono, specificandone la tipologia ed associare una o più note.

Questa sezione consente di importare nuovi eventi (appuntamenti, promemoria, attività ed impegni) e di visualizzare il riepilogo di tutti quelli precedentemente inseriti. Ciascun evento programmato può essere inserito all'interno della cartella desiderata in modo da gestirlo tramite gli appositi privilegi dell'utente.

Il sistema XF dispone di un buffer interno in grado di immagazzinare i dati relativi alle chiamate (fino a più di 2000 registrazioni). Questi dati possono essere scaricati ed elaborati mediante il programma TK-Suite Bill. TK-Suite Bill fornisce una documentazione completa del traffico telefonico. È gestita non solo l'acquisizione dei dati, ma anche la loro elaborazione secondo diversi parametri: si possono così calcolare i costi ed ottenere tabelle statistiche applicando filtri sul numero interno, sul numero chiamato, sulla data, sulle linee o sul Gestore telefonico utilizzato.
Ma TK-Suite Bill può fare anche di più: esso può annotare non solo le chiamate in uscita, ma anche quelle in entrata e può pertanto consentire la creazione di un archivio di tutta l'attività telefonica.

TK-Suite Set è l'applicazione per configurare il sistema XF in modo semplice e veloce.
Ogni aspetto del funzionamento del vostro sistema XF può essere impostato attraverso l'interfaccia grafica di questo programma: dai gruppi di risposta, alle deviazioni; dai tasti funzione dei telefoni di sistema, alla cadenza della suoneria per ogni linea entrante e così via per tutti gli altri parametri di funzionamento.
All'inizio, un "wizard" guida l'utente all'impostazione dei parametri base. Il programma inoltre, verifica continuamente la coerenza delle impostazioni effettuate, segnalando le eventuali irregolarità e suggerendo le opportune modifiche.
Al termine, la programmazione può essere inviata al centralino e salvata su floppy o hard disk per eventuali future esigenze di ripristino.

Tra le funzioni che possono essere programmate, merita una menzione particolare la funzione LCR, che contribuisce in maniera determinante a tagliare i costi telefonici: grazie ad essa, l'investimento nel sistema XF sarà recuperato in brevissimo tempo.
Least Cost Routing significa utilizzare in ogni momento il Gestore più conveniente tra quelli con i quali si è stipulato un contratto. Una apposita funzione ("fall-back") permette inoltre di utilizzare automaticamente il secondo gestore più conveniente, qualora il primo risultasse non disponibile.
Grazie all'interfaccia grafica di TK-Suite Set, la compilazione della tabella di massima convenienza è molto semplice da programmare: è possibile definire fino ad 8 Gestori di telefonia fissa o mobile (utilizzando delle interfacce GSM/UMTS collegate alla centrale che permettono un notevole risparmio nelle chiamate verso i cellulari) ed indicare il gestore più conveniente in ciascuna delle mezz'ore in cui è divisa una giornata, sarà il vostro sistema XF a selezionare in ogni momento il gestore giusto per ogni chiamata!

Nella centrale XF550 utilizzando la scheda XFELAN510 che ha la versione di TK-Server integrata, è consentito all'utente di usufruire del pacchetto CTI-Plus; sono disponibili una serie di utili e comode funzionalità controllabili direttamente dall'interfaccia utente di TK-client, ovvero:
• Accesso a database di terze parti
• Visualizzazione dello stato delle linee urbane
• Abilitazione della modalità "Workstation"
• Utilizzo della funzione "Agenda"
• Visualizzazione dell'identificativo del chiamante sui telefoni XF-phone sulla base dei contatti del database
• Gestione dei profili utente